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職務経歴書をホッチキスで留めるのはダメ!本当の正しいマナーを解説

「職務経歴書にホッチキスを使ってもいいの?」

 

このような疑問に答えます。

 

職務経歴書を仕上げてみたら、A4用紙2枚になることがあります。

 

その時にホッチキスを使用していいのか。また、正しいマナーについて解説ますので是非参考にしてください。

 

職務経歴書をホッチキスで留めるのはNG!

 

職務経歴書でホッチキスでとめるのは、NGです。

 

たとえ、職務経歴書が2枚や3枚になってもホッチキスで止めることがないようにしましょう。

 

なぜ、職務経歴書はホッチキスを使ってはいけないのでしょうか。

 

それは、企業側にとってデメリットになってしまうからです。

 

ホッチキスで留めてはいけない理由は2つ

 

書類をまとめる気遣いのつもりが、逆効果になる理由は、2つあるので解説していきます。

 

ホッチキスがダメな理由

  • コピーの際ホッチキスを外す手間が発生する
  • ファイリングするときに邪魔になる

 

一つずつ解説していきます。

 

コピーの際ホッチキスを外す手間が発生する

 

一つ目の理由として、ホッチキスが止めてあると採用担当者がコピーするときに手間がかかってしまうからです。

 

なぜ、コピーが必要になるのか以下の理由があります。

 

コピーする理由

  • 応募者の情報を共有する時に、面接担当者が複数いる場合は人数分のコピーが必要になる。
  • 応募者が多いとコピー作業や管理がその分大変になる。
  • ホッチキスを外すことでページの順番間違えが発生する可能性がある。

 

したがって、ホッチキスの針を外す手間がかかってしまい効率面でデメリットとなってしまうのです。

 

職務経歴書をファイリングするときに邪魔になる

 

ファイリングするときに、ホッチキスの厚みが邪魔になります。

 

実は、面接の時に使用する職務経歴書はコピーがほとんど。

 

したがって、原本は、応募者の大事な情報は会社で保管してファイリングをします。

 

なぜ邪魔なのか

  • 保管したときに、ホッチキスの部分だけ厚みがでて盛り上がってしまう。
  • ホッチキスを外す手間がかかり外した部分が不格好になる。

 

人気の企業だと応募者は多いので、採用担当者は書類を管理するのに神経を使います。

 

このことを考えれば、職務経歴書にはホッチキスは留めるべきではないのです。

 

職務経歴書の正しい留め方とマナー

 

では一体、正しいマナーはどんな留め方になるのでしょうか。

 

職務経歴書の正しいまとめ方について見ていきたいと思います。

 

職務経歴書の留め方

  • 左上をクリップで留める
  • クリアファイルに入れる
  • ページに番号を付ける

 

職務経歴書の正しいマナーはこの3つとなります。

 

それでは、順番に解説していきます。

 

職務経歴書の左上をクリップで留める

 

職務経歴書の内容が、A4用紙2枚以上になった時は、左上をクリップで留めるようにしましょう。

 

職務経歴書はほとんどが横書きなので、左上を1か所クリップで留めればOK。

 

採用担当者が応募書類を見るときに、応募書類がばらけないようにするためです。

 

クリップで留めてあると、採用担当者は書類を外すのにキズがつかないので気楽な面もあります。

 

職務経歴書はクリアファイルに入れる

 

職務経歴書はクリアファイルに入れて渡すのが正しいマナーです。

 

メリット

  • 破けや汚れを防ぐためにクリアファイルに入れる
  • 送付の途中で水に濡れても大丈夫なようにする。文字がにじまない。
  • 職務経歴書の折れ曲がりを防ぐことができる。
  • 丁寧さが伝わる

 

さらに、クリアファイルだとに見栄えがよくスッキリまとまって見えて好印象にみえるのです。

 

郵送の場合にも企業に届いてからすぐにクリアファイルから取り出して確認することができます。

 

企業側の手間にならないので必ずクリアファイルに入れましょう。

 

職務経歴書にページ番号を付ける

 

職務経歴書が2枚以上になりそうなら、ページ番号を付けるようにしましょう。

 

万が一、クリップを外した時に書類がばらけてしまった場合でも、ページ番号を見れば順番がわかります。

 

ページ番号の付け方は、A4用紙の一番下の部分に「1」や「1/2」、「2/2」など付けていくだけです。

写真:ジョブインフォ

 

このように、職務経歴書にページ番号を振っておくことで何枚あるうちの何枚目だな!と面接担当者がすぐに判断できます。

 

自分が面接の担当者だった時に非常に親切な印象を持ちます。

 

そのため、職務経歴書の作成する上で小さなマナーだということを覚えておきましょう。

 

企業側から指示があればホッチキスで留めてもOK!

 

企業側からの指示があれば、ホッチキスを使ってもOKです。

 

その場合も、クリップを留める位置と同じで左上の一か所を留めるようにしましょう。

 

ホッチキスを留める最低限のマナーとして

 

  • 左上の一か所
  • ホッチキスの針の向きは斜め45度(/)
  • 用紙の向きや用紙の端を揃える

 

整理すると、ホッチキスの針の留め方は、向きを揃えて、左上の一か所を斜め45度(/)に1カ所止めます。

 

 

並行に(-)に止めてある書類を目にすることがあります。

 

しかし、まっすぐ並行に留めてしまうと、下方向に圧がかかりページがめくりづらくなってしまうのです。

 

めくったページも収まりが悪くなったりと、一か所だけ変なシワがつくこともあるので注意が必要。

 

そもそも、職務経歴書は2枚じゃなきゃダメなの?

 

このような、疑問を抱く人はいると思います。

 

「そもそも、職務経歴書が2枚以上じゃなきゃいけないのでしょうか。」

 

一般的には、A4サイズで2枚が適切な枚数と言われています。

 

しかし、印象の問題になり職務経歴書の枚数に制限はありません。

 

2枚が妥当な理由

  • 1枚だと熱意が伝わらない
  • 3枚以上になると、面接担当者の書類チェックに時間がかかる

 

ここで伝えたいのは、職務経歴書は選考に進む判断材料としてかなり重要な応募書類ということ。

 

逆に言えば、アピールするチャンスで職務内容など自分がやってきたことを上手く伝える手紙みたいなものです。

 

しかし、それでも書く内容がなくて困るようだったら1枚で完結にまとめてしまった方がいいです。

 

2枚分にしようとして逆に、違和感たっぷりの不自然な職務経歴書だとマイナスになりますので注意しましょう。

 

職務経歴書をホッチキスで留めるのはダメ まとめ

 

繰り返しになりますが、職務経歴書をホッチキスで留めてしまうのはNGです。

 

2つの理由

  • コピーの際ホッチキスを外す手間が発生する。
  • ファイリングするときに邪魔になる。

 

職務経歴書の正しい留め方とマナー

  • 左上をクリップで留める
  • クリアファイルに入れる
  • ページに番号を付ける

ホッチキスで留める指示がある時

  • 左上の一か所
  • ホッチキスの針の向きは斜め45度(/)
  • 用紙の向きや用紙の端を揃える

 

 

 

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